Podpis.by. Как электронная подпись помогает экономить
На белорусском рынке около двух лет назад запущен сервис для обмена электронными документами podpis. Как минимум до конца 2021 г он останется бесплатным. Его разработчики – «ЮрСпектр», ведущий производитель правовых продуктов для юристов и бухгалтеров в Беларуси, и «Инстерра», разработчик облачных сервисов для работы с электронными документами – приглашают компании подключаться. Podpis – удобный и простой способ в несколько кликов подписать документы электронной цифровой подписью. Сервис уже насчитывает более 35 тыс пользователей.
Выгода «цифры» в цифрах
Электронный документооборот экономит время бухгалтера. На двухсторонний обмен документами в ручном режиме нужно около двух недель. При использовании автоматизированных решений это происходит мгновенно, выставление счетов и актов занимает около минуты. Скорость доставки 1 тыс документов — 30 минут.
Использование электронного документооборота финансово выгодно. Исключаются время на упаковку актов, расходы на курьера или услуги почты.
При обмене электронными документами исключаются расходы:
- на почтовые услуги (конверт, марки, почтовые услуги), бумагу, принтер. На отправление одного одностраничного документа затрачивается примерно 1,5 бел руб. Таким образом, если у компании 1 тыс контрагентов, расходы в месяц составляют 1,5 тыс бел руб, в год - 18 тыс бел руб;
- рабочее время сотрудника, который упаковывает и отправляет эти документы. Если отправлять 1 тыс документов, на это необходимо 2 дня. Если предположить, что такой сотрудник обходится компании в 1 тыс бел руб в месяц, тогда стоимость его работы по упаковке документов составляет 100 бел руб в месяц, 1,2 тыс бел руб в год.
Итого, в данном примере экономия составляет 19,2 тыс бел руб в год.
Отпадает необходимость накапливать папки с договорами и актами, экономится место. Архивы находятся в облаке, документы при этом всегда доступны, их легко при необходимости найти, в сервисе они не теряются, их невозможно подделать.
Хранятся материалы на аттестованных серверах в Дата-центре А1. Надежность и безопасность гарантирует арендуемая площадка. Но пользователи сервиса podpis могут для подстраховки скачивать пакеты документов на собственные сервера.
Интеграция с 1С, интуитивно понятный интерфейс
Работающие в стандартной учетной программе 1С компании без труда могут интегрировать сервис podpis в систему.
Сервис podpis имеет удобный интерфейс, напоминает привычную электронную почту. В нем отражаются отправленные на подпись контрагенту документы, возвращенные им, подписанные всеми сторонами.
Чтобы подписывать, необходим сертификат электронной цифровой подписи. Ее организация получает для отправки налоговых деклараций и отчетов в ФСЗН.
Пока бесплатно, но и плата будет небольшой
Разработчики намерены совершенствовать ресурс, выйти на определенный уровень качества и удобства. И только потом ввести плату. Ориентировочно, это произойдет в 2022 г. Использование базового функционала обойдется в эквивалент 1−2 долл в месяц. Для крупного бизнеса с масштабным документооборотом платформа предложит специальные условия.
Справка
Компания «ЮрСпектр» – ведущий производитель правовых продуктов для юристов и бухгалтеров. Ее продуктами онлайн-сервисом готовых правовых решений ilex и СПС «КонсультантПлюс» пользуются более чем 20 тыс предприятий и организаций Беларуси.
Компания «Инстерра» объединяет профессионалов с высокой экспертизой в создании сложных IT-продуктов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, который подтверждает его подлинность. Использование электронной подписи в Беларуси легитимно и регламентировано Законом Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. № 113-З.