Отсрочка отменяется: как бизнесу избежать штрафов за устаревшие кассы
К 1 апреля 2025 года все субъекты хозяйствования в Беларуси должны заменить или модернизировать свои кассовые аппараты. В стране насчитывается около 120 тысяч предприятий, использующих более 271 тысячи касс. По данным Министерства по налогам и сборам (МНС), более 51 тысячи компаний уже перешли на новое оборудование, преимущественно это крупные ретейлеры.
Однако, многие руководители до сих пор откладывают замену, надеясь на отсрочку. Но в МНС считают, что 2,5 года – а столько было выделено на процесс замены оборудования было достаточно, отсрочек нет. А с 1 июля 2025 года за использование несоответствующего оборудования или его отсутствие будут налагаться штрафы: до 100 б.в. для индивидуальных предпринимателей и до 200 б.в. для юридических лиц.
Сейчас на рынке Беларуси представлено 56 моделей кассового оборудования, одобренных для использования (полный список доступен на сайте МНС).
Синхронизация с Россией
Одной из причин масштабной реформы является необходимость синхронизации с российскими стандартами. На многих товарах в магазинах можно заметить черный квадратик, похожий на QR-код, — это Data Matrix, система маркировки, которая позволяет отслеживать путь товара от производителя до покупателя. Такая система повышает прозрачность продаж и помогает бороться с контрафактом.
Белорусская продукция, например, молочная, нередко подделывается в России, что делает внедрение маркировки особенно важным. Игнорирование этих требований может создать барьеры для экспорта белорусских товаров. С 2024 года МНС постепенно расширяет перечень товаров, подлежащих маркировке. С 1 октября 2025 года список пополнится более чем 30 новыми категориями, включая безалкогольные напитки, крупы, кофе, чай, шоколад, обувь, бытовую технику и моющие средства.
Рекомендации для бизнеса
Кассиры в магазинах должны уметь сканировать коды маркировки и выдавать чеки с подробной информацией о товарах. Даже если магазин не продает маркированные товары, он обязан использовать кассовое оборудование, поддерживающее дифференцированный учет. Начинать работу на новом оборудовании рекомендуется уже сейчас, это позволит протестировать процессы, обучить персонал и адаптироваться к новым требованиям.
Стоимость обновления программной кассы может достигать 15 рублей, а кассовых суммирующих аппаратов — от 50 до 1000 рублей в зависимости от функционала и масштабов бизнеса.
Типы кассового оборудования
В Беларуси используются три основных типа касс:
- Традиционные кассовые аппараты («железные») в сочетании с терминалами для безналичных платежей;
- Кассовые аппараты, которые могут работать как с терминалами, так и без них;
- Программные кассы — современное решение, объединяющее функции приема платежей, печати чеков, учета товаров и автоматической отправки данных в контролирующие органы. Такие кассы представляют собой программное обеспечение, которое можно установить на смартфон или планшет.
Большинство касс подключено к СКНО (системе контроля наличных операций), которое выдается под залог. При переходе на программные кассы это оборудование можно вернуть в информационно-издательский центр по налогам и сборам и получить залоговую сумму обратно.
Автоматизация торговли
Автоматизация значительно упрощает процессы учета и повышает эффективность работы. Через Государственную информационную систему «Электронный знак» осуществляется сбор, передача, прием, обработка, учет, контроль, хранение, получение и накопление сведений о маркируемых товарах. Однако в более сложных цепочках от производителя до ретейлера и конечного покупателя, участвует, как правило несколько контрагентов. Чтобы обеспечить прослеживаемость кодов маркировки, можно использовать специализированное ПО, как, например, E-DMark Retail, которое позволяет отслеживать коды маркировки и хранить их в личном кабинете оператора. Ещё важный момент: оператор хранит коды в течение полугода, затем история чистится. В случае использования дополнительного ПО такой проблемы нет.
Разработчики ПО активно сотрудничают с «Электронным знаком», чтобы обеспечить полную интеграцию с системами маркировки. Его использование позволяет бизнесу контролировать весь цикл движения товаров — от производства до продажи.
— Мы провели тестирование продукта еще в 2024 году совместно с одним из ключевых операторов, связанных, в том числе, с маркировкой «4ек». А сейчас активно ведем переговоры и организуем встречи с крупными поставщиками кассового оборудования. Продукт вызывает у них интерес, поскольку все стремятся обеспечить полноценную работу с кодами маркировки. Для операторов мы разрабатываем специальный модуль, который позволит получать коды маркировки напрямую в их систему через личный кабинет. Этот модуль будет доступен для всех наших розничных партнеров, — рассказал производитель ПО, руководитель компании «Электронная экономика» Максим Ефимович.
Стоит особо подчеркнуть, что обновление кассового оборудования — не только выполнение законодательных требований, но и шаг к повышению прозрачности и эффективности бизнеса. Начинать переход на новое оборудование стоит уже сейчас, чтобы избежать штрафов и подготовиться к изменениям, которые неизбежны.