Компания EY на вебинаре рассмотрела актуальные вопросы электронного документооборота в Беларуси
МИНСК, 25 июня – ПраймПресс. Компания EY («Эрнст энд Янг») 23 июня провела вебинар, в ходе которого были рассмотрены актуальные вопросы электронного документооборота в Беларуси как с гражданско-правовой точки зрения, так и с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, об этом говорится в сообщении компании.
В последнее время электронный документооборот стал особенно актуальной темой для бизнеса в Беларуси - как для компаний, работающих на внутреннем рынке, так и для тех, которые взаимодействует с контрагентами-нерезидентами. Как показывает практика, у компаний по-прежнему сохраняется много вопросов, связанных с реализацией электронного документооборота.
Особенности дистанционного заключения договора
В соответствии с действующим Гражданским кодексом, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа или путем обмена текстовыми документами, включая документы в электронном виде (в том числе электронные документы).
Такие документы должны быть подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (факсимиле, электронная цифровая подпись (ЭЦП) или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору). Также способ подписания не должен противоречить законодательству и соглашению сторон.
Как отметила старший юрист юридической практики EY в Беларуси Инна Ерохина, ранее использование технических средств допускалось только в случае, если изначально стороны согласовали это в договоре, подписанном собственноручно (с «синими» подписями). С 1 февраля 2019 г это требование отменено.
К примерам документов в электронном виде относятся, в частности, скан-копии договора, которыми стороны обменялись посредством электронной почты. В свою очередь электронный документ является частным случаем документа в электронном виде и должен соответствовать ряду требований, предусмотренных законодательством.
Гражданское законодательство предусматривает, что способ подписания договора должен позволять «достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору». Сложность практической реализации требования об идентификации сторон договора в электронном виде (кроме электронного документа) влечет потенциальный риск признания договора незаключенным.
Как отметил старший менеджер, руководитель юридической практики EY в Беларуси Василий Бабарико, такой риск минимален, если сами стороны не оспаривают заключение договора. Также спикер подчеркнул, что в случае судебного разбирательства будут учитываться все обстоятельства, в частности, действия сторон по исполнению договора. При заключении договора в электронном виде (кроме электронного документа) совершение исполнительной надписи нотариуса в отношении такого документа на практике не представляется возможным ввиду предъявляемых нотариусами требований к оригиналу документа.
Применение электронного документа в бухгалтерском и налоговом учете
На вебинаре была раскрыта тема использования электронных документов в бухгалтерском учете. Согласно действующему законодательству, первичный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. При этом, первичный учетный документ в форме электронного документа должен одновременно отвечать как требованиям к первичному учетному документу, так и требованиям к электронному документу. В противном случае, как отметила менеджер налоговой и бухгалтерской практики EY в Беларуси Наталья Кармильчик, у организаций возникают риски нарушения законодательства при принятии таких документов к бухгалтерскому учету. На вебинаре также были рассмотрены наиболее распространенные ошибки, допускаемые организациями при применении первичных учетных документов в форме электронного документа.
В дополнение, на вебинаре была затронута проблематика документооборота с контрагентами из иностранных государств. Одним из требований к электронному документы является наличие в нем действительной сертифицированной ЭЦП. На законодательном уровне механизм сертифицирования ЭЦП иностранных государств прописан, однако, как отметила Наталья Кармильчик, он еще не может быть применен на практике в связи с отсутствием проработанных технических возможностей по взаимодействию с другими государствами. В настоящее время ведется работа по данному вопросу.
Использование электронных накладных
На вебинаре была рассмотрена тема применения электронных товарно-транспортных и товарных накладных.
Обязательным условием создания накладной в электронной форме является наличие как у грузоотправителя, так и у грузополучателя определенных программных и технических средств для функционирования системы электронных накладных. И грузоотправитель, и грузополучатель должны иметь действительные сертифицированные ЭЦП уполномоченных лиц, а также должны подключиться к системе электронного документооборота через одного из аттестованных EDI-провайдеров. При этом, EDI-провайдеры для каждого из участников сделки могут быть разными.
Кроме этого, для обмена электронными накладными, организациям следует получить международные идентификационные номера участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения - Global Location Number (GLN)) и международные идентификационные номера товара (глобальный номер торговой единицы - Global Trade Item Number (GTIN)) в порядке, установленном нормативными документами.
Как отметила Наталья Кармильчик, процесс интеграции программных систем, присвоения и внедрения GLN и GTIN может потребовать определенных вложений и трудозатрат, однако впоследствии может значительно ускорить и упростить процесс обмена документами.
EY является международным лидером в области аудита, налогообложения, сопровождения сделок и консультирования. Компания взаимодействует c компаниями из стран СНГ, помогая им в достижении бизнес-целей. В 19 офисах фирмы (в Москве, Владивостоке, Екатеринбурге, Казани, Краснодаре, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Санкт-Петербурге, Тольятти, Алматы, Атырау, Нур-Султане, Баку, Бишкеке, Ереване, Киеве, Минске, Ташкенте, Тбилиси) работают 5500 специалистов. В Беларуси EY работает с 1994 г. Штат сотрудников насчитывает более 550 человек.
Название EY относится к глобальной организации и может относиться к одной или нескольким компаниям, входящим в состав Ernst & Young Global Limited, каждая из которых является отдельным юридическим лицом. Ernst & Young Global Limited − юридическое лицо, созданное в соответствии с законодательством Великобритании, − является компанией, ограниченной гарантиями ее участников, и не оказывает услуг клиентам. Более подробная информация представлена на сайте: www.ey.com.